Montag, Mai 23, 2022
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Büroräume mieten – worauf sollte man achten?

Jeder Unternehmer stand in seinem Leben sicher schon einmal vor der Entscheidung, welche Büroraume am besten geeignet sind, denn jeder weiß, dass es dabei viele Faktoren zu berücksichtigen gibt. Möchte man das Büro zum Beispiel mieten oder kaufen? Konsultiert man einen Makler, oder macht man es ohne? Wo findet man die besten Angebote und was muss man eigentlich grundsätzlich beachten?

Besonders der Bereich Finanzierung spielt bei der Wahl des Büros meist die größte Rolle. Von diesen ganzen Fragen kann unter anderem die Entscheidung abhängig sein. Dieser Ratgeber soll Unternehmern eine Unterstützung sein, die aktuell genau vor dieser Entscheidung stehen.

Die wichtigsten Punkte bei der Wahl des Büros

Der eigentlich wichtigste Punkte, den man bei der Auswahl des neuen Büros beachten muss, ist der, dass im Vorfeld alles ordentlich geplant und vorbereitet wird. Bedenken muss man dabei immer, dass sich der Chef und die Mitarbeiter dort einen großen Teil ihres Lebens aufhalten und sich daher auch entsprechend wohlfühlen sollten. Auch für die Kunden kann die Wahl des Büros eine wichtige Rolle spielen, den schließlich repräsentiert ein Unternehmen damit seine Werte. Ist das Büro hell, freundlich und ordentlich, dann werden die Kunden einen guten Eindruck vom Unternehmen bekommen, als wen man sie in einem düsteren und unordentlichem Raum begrüßt. Die Büroräume sollten daher immer in Einklang mit dem Unternehmen und deren Arbeitsweise stehen.

Die Größe des Büros berücksichtigen

Die Größe spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der richtigen Bürowahl, denn schließlich sollen alle Mitarbeiter dort an einem Schreibtisch Platz finden und sich nicht eingeengt fühlen. Zu klein gewählte Räume können nicht nur das Betriebsklima stören, sondern können auch die Produktivität der Mitarbeiter reduzieren. Zu große Räume hingegen sind wiederum auch nicht gut, weil man sich dort gegebenenfalls verloren fühlt und die Atmosphäre nicht gemütlich ist. Es gibt eine Faustregel, die besagt, dass pro Arbeitsplatz zirka 10 Quadratmeter Fläche einkalkuliert werden sollten. Ebenfalls muss die Expansion des Unternehmens berücksichtigt werden. Kommen neue Abteilungen dazu oder werden sie ausgebaut? Benötigt man ein Besprechungszimmer? All diese Fragen und Gesichtspunkte müssen bei der Größe des Büros berücksichtigt werden, wenn man die geeignete Bürofläche finden möchte.

Dies Kosten des Büros im Blick halten

Wie bereits erwähnt spielen die Kosten eine wesentliche Rolle bei der Wahl des Büros. Für die Planung sollte man sich daher viel Zeit nehmen, denn ist man einmal im neuen Büro und hat sich gegebenenfalls verkalkuliert, dann kann das Böse enden. Aber nicht nur die Miete ist dabei der wichtigste Aspekt, sondern auch die Nebenkosten wie Strom und Wasser, Telefon und Internet, die Gewerbesteuer, die Kaution, die Einrichtung und auch eventuell geplante Umbauten oder Reparaturen. Die Kostenplanung sollte lieber zweimal durchdacht werden, bevor die finale Entscheidung getroffen wird.

Die richtige Lage des Büros wählen

Die richtige Lage des Büros kann einen großen Einfluss auf die Kunden aber auch die Mitarbeiter haben. Besonders Kunden werden es zu schätzen wissen, wenn man das Büro gut erreichen kann und die Parksituation einfach ist. Auch die Autobahnanbindung, öffentliche Verkehrsmittel, Flughafennähe, der Stadtteil und viele andere Gründe können für die Lage des Büros wichtig sein. Aber auch für die Mitarbeiter kann der Standort lukrativ gewählt werden, denn auch sie freuen sich darüber, wenn das Büro gut erreichbar ist und es kostenfreie Parkmöglichkeiten gibt. Auch wenn man expandieren möchte und weitere Mitarbeiter sucht, kann die Lage für potenzielle Mitarbeiter sehr wichtig sein.

Die Ausstattung im Büro bedenken

In Sachen Ausstattung geht es hier vor allem mehr um die technische Infrastruktur. Dort stellen sich beispielsweise Fragen, welche Telekommunikationsmöglichkeiten es vor Ort gibt und ob die typischen Handynetze dort Empfang haben. Wo befinden sich Steckdosen? Wie sieht es mit dem W-Lan aus? Kann ein konstantes und gutes Telefon- und Internetnetz sichergestellt werden? Neben diesen Dingen sind aber auch solche Sachen wie die Küche, die Toiletten, die Temperaturverhältnisse, der Einfall von Sonnenlicht und die Isolierung zu beachten.

Die Mietvertragslaufzeit beachten

Das BGB sieht vor, die die Mietvertragslaufzeit in einem gewerblichen Mietvertrag vom Vermieter selbst definiert werden kann. Jedoch darf diese nicht mehr als 30 Jahre überschreiten. Eine feste Vertragslaufzeit schafft beiderseits gewisse Vorteile. Der Vermieter hat ein gesichertes Mietverhältnis und der Mieter kann sicherstellen, dass er Büroräume für diese Zeit hat. Die Vertragslaufzeit kann aber auch zum Problem werden, nämlich dann, wenn sich die finanzielle Lage des Unternehmens verschlechtert oder das Unternehmen schneller wächst als geplant und die Räume irgendwann zu klein werden. Aus einem Mietvertrag mit einer fest vereinbarten Laufzeit kommt man leider nicht so einfach heraus. Es gibt aber die Option sich vom Vermieter im Vorfeld genehmigen zu lassen, dass die Möglichkeit besteht im Falle dessen das Büro an einen Untermieter zu vermieten. So könnte man neue Räumlichkeiten beziehen und die bisherigen untervermieten.

Rechtliche Dinge, die es zu beachten gibt

Schlechte Vertragsbedingungen in Mietverhältnissen können für Unternehmer zu einem echten Problem werden und sogar die Existenz kosten. Daher sollte ein paar rechtliche Dinge beachtet werden. Dazu gehört zum Beispiel, dass man immer auf die Schriftform des Vertrages besteht, was bei Verträgen, die über Jahr laufen, sowieso gesetzlich vorgeschrieben ist. Zusätzlich sollte der Mietgegenstand genau festgehalten werden. Dazu wird idealerweise ein Grundriss dem Mietvertrag beigelegt. Auch gemietetes Inventar, wie beispielsweise eine Küche sollten aufgelistet werden. Bei der Übergabe sollten Mängel sofort schriftlich erfasst werden. Auch kann es sich lohnen eine Vereinbarung zu Untervermietung zu treffen. Das macht zum Beispiel dann Sinn, wenn man das Büro selbst nicht mehr nutzen möchte, es aber zur Untermiete anbieten will, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Umwelteinflüsse und Arbeitsschutz beachten

Umwelteinflüsse und der Arbeitsschutz werden oft bei kleineren Unternehmen nicht so detailliert betrachtet, wie das bei größeren Firmen der Fall ist. Dabei können Umwelteinflüsse wie beispielsweise Lärm einer Hauptstraße, einem Kindergarten, einer Schule oder einem Flughafen sehr unangenehm für die Mitarbeiter werden. Auch wenn man sich ein Gebäude mit einer anderen Firma teilt, sollte beachtet werden, welche Tätigkeiten die Firma dort ausführt.

Ein weiter wichtiger Punkt, der nicht vernachlässigt werden sollte, ist der Arbeitsschutz. Für Büroräume gibt es offizielle Vorschriften, die von Unternehmen eingehalten werden müssen. Ein Arbeitsplatz muss zum Beispiel über mindestens 8 Quadratmeter verfügen. Auch die Sicherheitsmerkmale wie Brandschutz, Fluchtwege und Arbeitssicherheit müssen berücksichtigt werden. Im Härtefall kann es sonst dazu führen, dass man als Verantwortlicher ein Bußgeld bezahlen muss oder sogar die Gewerbeerlaubnis entzogen wird.

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