Microsoft Teams gilt als mächtiges Tool, wenn es darum geht, sich mit einem Team auszutauschen. Die zahlreichen Funktionen sind gerade für Anfänger manchmal ein wenig unübersichtlich und nicht immer selbsterklärend. Deshalb hier alle wichtigen Funktionen kurz erklärt.
Tipp: Nützliche Microsoft Teams Praxistipps!
Funktion „Team“
In diesem Menü wird das Team erstellt, indem neue Mitglieder hinzugefügt werden, dem Team einem Namen zugeteilt wird und einiges mehr. Wer offiziell zum Team gehört, wird ab sofort über Neuerungen und Termine automatisch informiert. Sobald ein Team gelöscht wird, verschwinden auch die dazugehörigen Dokumente. Innerhalb des Menüs Team können die Mitglieder zudem chatten, indem Sie sich per Video oder Nachricht unterhalten. Beiträge auf dem zugehörigen Kanal dürfen zudem kommentiert sowie beantwortet werden. So klappt die Kommunikation innerhalb einer Gruppe schnell sowie reibungslos.
Die Einstellungen für einzelne Teams können individuell angepasst werden. Hierzu werden zum Beispiel Daten aus SAP oder aus einem bestehenden CRS eingebunden. Auch die einzelnen Registerkarten können individualisiert werden.
Der Bereich „Termine“
Hier werden Termine direkt aus dem Kalender von Outlook hinzugefügt, damit jedes Mitglied des Team frühzeitig informiert wird und im Bilde bleibt. Sogar über verschiedene Programme hinweg behalten alle Zugehörigen den Überblick über anstehende Termine für Einzelne sowie für die ganze Gruppe. So lassen sich neue Meetings einfach planen.
Das Menü „Dateien“
Innerhalb von Microsoft Teams werden alle Dokumente eines Teams schnell sowie übersichtlich dargestellt. Mit einem Klick sehen die Mitglieder alle zuletzt geänderten oder geöffneten Dokumente. Innerhalb sogenannter SharePoints können die Dateien miteinander geteilt werden. Besonders hilfreich: Für einzelne Dokumente können auch externe Nutzer, die gar nicht zu dem aktuellen MS-Team gehören, Zugriff bekommen. Der sogenannte Gast darf Inhalte erstellen, kommentieren und Inhalte bearbeiten.
Wer das gerne möchte, kann spezielle Einschränkungen für Gäste vornehmen, sodass diese wirklich nur auf jene Informationen Zugriff haben, die für sie gedacht sind. Externe können zum Beispiel keine Teams erstellen oder Chat-Dateien teilen, außer sie haben die ausdrückliche Erlaubnis.
Damit die Daten des betreffenden Unternehmens jederzeit geschützt werden, loggen sich Gäste separat ein. Später kann zurückverfolgt werden, auf welche Daten welcher Gast Zugriff hatte und was genau geändert wurde. Neue Gäste hinzuzufügen und später wieder zu löschen funktioniert intuitiv und klappt schnell.
Die Integration von Apps – praktisch und einfach
In vielen Teams klappt heute nicht mehr alles ohne spezielle Business-Apps, die das Arbeiten maßgeblich erleichtern. Deshalb können bei Microsoft Teams nicht nur eine App, sondern gleich bis zu 250 Apps angebunden werden. Diese sind direkt integriert. Das bedeutet, dass die Dokumente aus Office weiterhin genutzt werden, während mit Kollegen aus dem gleichen Team gearbeitet werden darf. Natürlich sind viele Nutzer nicht nur in einem Team aktiv, sondern gleich in mehreren. Auch das ist kein Problem. Dokumente müssen nicht mehr per E-Mail oder anderweitig verschickt werden, sondern können direkt bearbeitet werden. Schließlich findet der Austausch direkt über Microsoft Teams bzw. über die integrierten Apps statt.
Die Kommunikation via Chat und Konferenz
Die Kommunikation innerhalb eines Teams ist eine der wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams. Wer das gerne möchte, kann Skype nutzen und sowohl mit als auch ohne Video bzw. Bild kommunizieren. Die gewöhnliche Chat-Funktion funktioniert genau so wie bei vielen anderen Programmen auch. Hier können einzelne Gruppe zur besseren Übersicht angelegt, gefiltert und bearbeitet werden. In einem einzigen Chat können 50 Personen miteinander kommunizieren. Daher ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten.
Wichtige Funktionen: News-Feed und Cloud-Speicher
Wer Dateien hochlädt, kann diese schnell und einfach über die Cloud teilen. Diese hat mehr Speicherplatz, wenn Anwender die Bezahlversion von Microsoft Teams verwenden. Generell richtet sich der verfügbare Speicherplatz nach der Anzahl der erworbenen Lizenzen. Es bietet sich an, eine für jeden Mitarbeiter zu haben.
Nicht nur die Cloud kann effektiv im Team genutzt werden, sondern auch der Newsfeed hält einige praktische Features bereit. Wer nicht direkt kommunizieren möchte, sondern lediglich aktuelle Informationen wünscht, kann den Newsfeed nutzen. Dieser funktioniert ganz ähnlich wie die bekannten Feeds aus Social Media. Die aktuellsten Nachrichten kommen oben, die älteren weiter unten. Sie behalten alle Mitglieder die Übersicht.