Es gibt nur wenige Fragen, die Gründer und alteingesessene Unternehmen so sehr beschäftigen wie: „Sollen wir uns selbst um die IT kümmern oder das Ganze outsourcen?“. Leider gibt es darauf keine pauschale Antwort. Daher gehen wir in diesem Ratgeber der Frage auf den Grund, warum es definitiv von Vorteil ist, IT-Systeme auszulagern und was es dabei zu beachten gilt.
IT-Outsourcing kann viele Formen haben
Bei Information Technology Outsourcing (kurz: ITO) nutzen Unternehmen die Ressourcen spezialisierter IT-Unternehmen. Wie das Ganze in der Praxis aussieht, kann ganz unterschiedlich aussehen, wie die folgende Auflistung zeigt:
– Es werden Server oder ganze Rechenzentren zur Verfügung angemietet.
– Sie arbeiten in der Cloud, deren Verwaltung in der Hand eines IT-Dienstleisters liegt.
– Sie nutzen die Software eines IT-Unternehmens.
– Ihr Unternehmen lässt sich eine Webseite, Apps oder einen Shop erstellen.
– Sie outsourcen das Online-Marketing oder Buchhaltung.
Dies sind natürlich nur Beispiele. Daher ist es immens wichtig, sich vorab zu überlegen, welche Bereiche überhaupt ausgelagert werden sollen und was das Ziel dieses Prozesses ist.
Tipp: Renommierte Unternehmen wie „IT-Service Düsseldorf“ bieten eine umfassende Beratung vor Vertragsabschluss an. So können Sie sich über die Möglichkeiten und Ausgestaltung ganz genau beraten lassen, um dann zu entscheiden, inwieweit sie Prozesse auslagern.
Vorteil 1: Sie sparen viel Geld und geben Verantwortung ab
Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird die Verwaltung der Technik. Ab einer bestimmten Größe ist es sinnvoll, fachspezifische Mitarbeiter dafür einzustellen. Allerdings kosten Angestellte und die Technik jede Menge Geld. Für große IT-Systeme sind auch viele gesetzliche Regelungen und Vorgaben zu beachten – derzeit vor allem der Datenschutz und die Datensicherheit. Wenn das IT-System ausgelagert wurde, kümmert sich das Dienstleistungsunternehmen um die Vorgaben und die Einhaltung der wichtigsten DSGVO Richtlinien. Für das outsourcende Unternehmen mindert sich dadurch die Haftbarkeit und somit auch das Risiko teurer Abmahnungen oder Unterlassungsverfügungen.
Tipp: Die Verantwortlichkeit und Haftung im Falle von Gesetzesverstößen sollte definitiv ein Bestandteil des Vertrages sein!
Immer mehr IT-Dienstleister bieten bezahlbare Lösungen an, die auch direkt mehrere Lösungen ineinander vereinen und beispielsweise Backup-Routinen anbieten um die Datensicherheit und Verfügbarkeit zu erhöhen. Dadurch ist das Outsourcen in vielen Fällen günstiger als der Weg zum eigenen System – selbst für kleine und mittelständige Unternehmen bestehen keine finanziellen Hürden. Und wenn das System einmal runderneuert werden muss oder ein Update benötigt kümmert sich der Anbieter darum – ohne Stress und meist ohne Zusatzkosten.
Vorteil 2: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und schaffen Kundenvertrauen
Jeder sollte sich in seinem Unternehmensbereich wohlfühlen – wer unliebsame Aufgaben erledigen muss, kann sich nicht auf den Kern des Geschäftes konzentrieren oder setzt falsche Prioritäten. Es können Fehler auftreten, die ein Laie nicht auf Anhieb merkt. Beim Outsourcen beflügelt das Wissen, bestimmte Dienstleistungen von Experten erledigen zu lassen und kann mitunter befreiend wirken. Auch die Kunden der Unternehmen werden sehr schnell merken, dass beispielsweise die Leistungen des Unternehmens durch die ausgelagerte Buchhaltung, Rechnungsstellung oder den Kundensupport qualitativ besser wird.
Vorteil 3: Eine hohe Flexibilität und Implementierung in bestehende IT-Systeme
Viele IT-Systeme sind skalierbar und wachsen mit dem Betrieb. So kann nicht nur die Leistung als solche jederzeit und problemlos erhöht werden, sondern dank Modulsystemen auch zusätzliche Dienste meist mit nur einem Klick aktiviert werden. Dank der zunehmenden Objektorientierung vieler IT-Systeme ist eine Integration in das bestehende IT-System in vielen Fällen überhaupt kein Problem oder mit sehr wenig Aufwand verbunden. Auch das Verbinden von Systeme unterschiedlicher Anbieter ist in den meisten Fällen möglich.
Fazit
Outsourcen wird immer beliebter – zu Recht! Es ist sehr flexibel, spart Zeit und Nerven und bietet meist ungeahnte Möglichkeiten. Eine eigene IT-Struktur zu betreiben und zu warten frisst Ressourcen und hemmt bei der eigenen Weiterentwicklung. Indem Sie IT-Systeme auslagern, sparen Sie also nicht nur Zeit und Geld, sondern können diese auch gezielt in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren.