Dienstag, November 24, 2020
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So steigert Office365 die Zusammenarbeit im Home Office

Microsoft Office 365 ist ein Abonnementdienst von Microsoft, mit dem sichergestellt wird, dass das Unternehmen stets über die aktuellen Versionen der Office Tools verfügt. Die Abonnement-Pläne können je nach Größe des Unternehmens flexibel angepasst werden. Bei dem Abonnement handelt es sich um eine Kombination aus stabilen Office-Desktop-Apps sowie zusätzlichen Onlinespeicher in der Cloud. Das ermöglicht es, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, was die Effektivität und den Workflow der Zusammenarbeit im Home Office steigern kann.

Das ganze Team auf dem neusten Stand der Technik

Office 365 ist immer auf dem neusten Stand. Office 2019 wird, anders als Office 365, als Vollversion gekauft. Das bedeutet, diese Version wird einmal gekauft und kann beliebig lange verwendet werden, ohne das dafür erneut bezahlt werden muss. Soll allerdings auf die nächste Vollversion gewechselt werden, muss diese gekauft werden. Denn eine Upgrade-Funktion ist nicht verfügbar.

Office 365 hingegen ist im Abo Modell verfügbar. Das bedeutet, es wird keine Vollversion erworben. Stattdessen wird das Tool gemietet. Erlischt das Abonnement, erlischt die Verfügbarkeit der Tools. Bis dahin können stets die aktuellen Softwareversionen sowie attraktive online Angebote genutzt werden. Das sorgt dafür, dass das Team im Home Office immer auf dem gleichen aktuellen Stand ist.

Verbesserte Kommunikation via Microsoft Teams

Der Chat basierte Arbeitsbereich Microsoft Teams verfügt über Messaging-, Anruf- und Videokonferenzfunktionen. Hier können Konversationslinien benannt und nach Themen organisiert werden. Damit verhält sich Microsoft Teams ähnlich dem Chatprogramm Slack, das sich generell großer Beliebtheit erfreut.

Der hauptsächliche Mehrwert von Microsoft Teams entsteht durch die Integration, die Microsoft stark vorangetrieben hat. So sind Office 365 Tools im Dashboard verfügbar und die Teammitglieder können sich im Chat direkt auf ein Dokument beziehen. Ebenso können Elemente in Outlook zwecks Nachverfolgung markiert werden.

Auch außerhalb von Microsoft hat Microsoft Teams viel zu bieten. Es kann problemlos mit Google Analytics, GitHub, Stack Overflow, Adobe Creative Cloud sowie weiteren externen Anwendungen verbunden werden.

Besonders wichtig für die Effizienz: Microsoft Teams verfügt über eine Inline-Übersetzoption im Chat. So können bis zu 60 Sprachen on-the-fly übersetzt werden.

Effizientere Kommunikation mit Outlook

Der E-Mail-Client Outlook bietet den einzelnen Team-Mitgliedern Funktionen, mit denen sich Zeit und Frust sparen lassen. Eine beliebte Funktion ist Clutter. Mit Clutter können Nachrichten mit niedriger Priorität aus dem Posteingang aussortiert und in einen vorgemerkten Ordner verschoben werden. Die Funktion ist adaptiv, was bedeutet, dass sie anhand des E-Mail-Verhaltens die Lesegewohnheiten kennenlernt und so immer besser feststellen kann, welche E-Mails tatsächlich wichtig sind und welche nicht.

Auch die Ignorierfunktion kann die Effizienz erhöhen. Statt lange „Allen Antworten“ E-Mail Ketten zu lesen, die das eigene Team nicht betreffen, können sie ignoriert werden. So werden diese Konversationen aus dem Posteingang entfernt.

Mit Boomerang lassen sich außerdem E-Mails planen, Nachrichten Snoozen und Erinnerungen an Antworten festlegen. Das sorgt für eine gute Zusammenarbeit.

OneNote für geteilte Notizen

Auch OneNote ist hervorragend geeignet für die Zusammenarbeit von Teams. Durch die gemeinsame Arbeit an Notizbüchern können Prioritäten gesetzt werden, handschriftliche Notizen hinzugefügt werden oder aber schnelle Dokumentationen erstellt werden. Dabei verfügt OneNote über etliche Features, die sich mit sämtlichen Tools von Office 365 verbinden lassen.

Fazit

Microsoft Office 365 ist ein mächtiges Tool, mit dem das Team im Home Office immer auf dem gleichen Stand der Technik ist. Durch den gemeinsamen online Speicher kann außerdem in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten gearbeitet werden. Dabei bieten die unterschiedlichen Tools wie Microsoft Teams, Office, Outlook oder OneNote für die Team-Mitglieder ein Plus an Effizienz und Kommunikation mit sich.

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